Презентация – это не модная необходимость, а средство для достижения целей. Задайте себе вопрос: можно ли обойтись без презентации?
И только в том случае, если вы не представляете себе, как за короткое время получить наибольший отклик от аудитории, заинтересовать и вытащить из нее личное отношение к проекту, используйте эту форму наглядной агитации. Для того чтобы презентация достигла цели, будь то доказательство о необходимости вложения средств в проект или план по продвижению продукта, нужно знать, как она создается. Неправильно сделанная презентация способна полностью загубить самую гениальную идею.
Бизнес-презентации – самый распространенный вид устного выступления. Его можно охарактеризовать как краткое выступление перед целевой аудиторией с демонстрацией нового, оригинального подхода к уже известной проблеме или представление продукта с целью продвижения. Также бывают познавательные и учебные презентации, название которых говорит само за себя.
Создание брифа
Презентации нередко готовят по заказу определенной компании (производственной, торговой и т. д.). В этом случае, прежде, чем начать работать над ней, необходимо создать бриф. Это перечень как можно большего количества вопросов. Их цель – наиболее полно узнать информацию о предприятии или компании: в какой области работают, полное описание продукта, как и чем он отличается от конкурентов, какие преимущества и гарантии можно предложить покупателям (потребителям), что нового найдено в технологии, изготовлении и продвижении продукта. Не ограничивайте себя в выяснении как можно более полного списка вопросов.
Первый этап презентации – подготовка плана
Составляя план презентации, люди чаще всего сталкиваются с проблемой взаимосвязей и логичностью представления основной идеи. Не стоит долго рассуждать о продукте и рисовать общую картину. Не нужно составлять план так, как учили нас в школе, пытаясь сохранить линейные связи между мыслями. Идите к цели короткими путями, убирая с пути все лишнее.
Не останавливайтесь исключительно на основной идее, объединяйте все связи вокруг нее. Несколько групп аргументированных мыслей, идущих самостоятельно, но в одном направлении, могут наиболее полно нарисовать общую картину и донести ее убедительно и эмоционально до аудитории.
Ваша цель – это оказать максимальное воздействие на потенциальных покупателей/клиентов, убедить принять участие в представленном проекте. Для этого нужен эмоциональный, максимально аргументированный подход, который заинтересует слушателей настолько, что они непременно захотят продолжения диалога.
Второй этап – пошаговая схема
- Четко сформулируйте для себя цель презентации. Зная цель, нетрудно найти средства для выражения.
- Запишите центральную идею и все мысли, которые помогут ее раскрыть.
- Выделите основные, наиболее яркие и новаторские идеи.
- Отсекайте все лишнее и ненужное, разбавляющее основную тему.
- Записывайте все ассоциации по основной проблеме, которые будут приходить в голову, стараясь выражать их кратко, одним-двумя словами.
- Найдите новое решение, развивайте именно это направление.
- Оставьте план на день (если есть время, то и дольше). Не проявляйте поспешности. Пусть ваша презентация будет у вас перед глазами, чтобы иметь возможность добавить новое и вычеркнуть лишнее.
- Возможно, новая оригинальная мысль осталась «за кадром» и завтра вы ясно увидите это.
Чтобы не отвлекаться от мыслительного процесса, открывая на компьютере файлы, перетаскивая формы и меняя шрифты, используйте цветные фломастеры (карандаши) и бумагу. Это поможет вам сосредоточиться. Дайте волю фантазии и записывайте все, даже те идеи, которые на первый взгляд покажутся бредовыми. Последующее редактирование поможет выявить наиболее ценные из них и убрать лишние. Не бойтесь хаоса и беспорядка на данном этапе. Когда цель и пути ее достижения будут четко определены, нетрудно все «разложить по полочкам».
Третий этап – оформление слайдов
Презентацию во многом делают слайды. Нет никакого противоречия с тем, что написано выше: они заставляют аудиторию зевать, когда скучны, а могут заразить идеей, увлечь людей, заставить их стать соучастниками происходящего.
Делайте предварительную раскадровку будущей презентации, располагая стикеры или бумажные кадры на столе или на стене, доске – в любом удобном месте.
Все творческие мысли и находки оформляйте как можно доступнее и короче, размещая их в порядке нарастания важности и подводя аудиторию к тому выводу, который заложен в центральной идее. Первый слайд – это всегда титульный лист с названием работы (зачастую пишут сразу проблему, что не всегда верно, особенно если это касается коммерческих презентаций) и автора. Затем небольшое краткое вступление (№ 1), куда включается описание плана. Его можно подкрепить слайдом. Описывайте проблему кратко.
Не пишите подробно и развернуто:
Понятия и принципы торговли => Какие действия помогут избежать затоваривания => Какие решения помогут избежать проблем
Пишите максимально кратко и убедительно:
Торговля Успеха => Эффективный сбыт => Решение проблем
В основной раздел (№ 2) могут быть включены убедительные и профессиональные цифры, расчеты и исследования, где на примере графиков и таблиц можно показать состоятельность и эффективность темы. Можно включить основные возражения по теме и ответы на них.
Заключение (№ 3) – это стоимость проекта. Ее следует давать в привязке от предполагаемой прибыли. Также сюда входит повторение основных тезисов и положений, что поможет аудитории лучше их запомнить.
Готовая схема дает возможность увидеть картину в целом, получить общее представление о ходе выступления. На ней удобно перемещать слайды, изменять их, удалять или добавлять, добиваясь оптимального результата. Привлечение на данном этапе коллег будет наиболее целесообразно. Мнение со стороны может оказаться ценным, помогая исключить недостатки. Продумайте графики, цифры и изображения. Наполняйте слайды материалом, работайте над схемой, пока не получите удовлетворительный, а лучше – блестящий результат.
Заголовки и работа с аудиторией
Привлечение внимания с помощью броских заголовков – понятная, знакомая и много раз описанная тема. Не жалейте времени на их обдумывание. Это может быть вопрос, ключевая фраза, необычно построенное предложение. Максимум творчества и минимум рутины, если вы хотите получить наибольшую отдачу.
Привлекайте внимание. Для этого существует масса способов: шутка, удачно выстроенная фраза, интересная и новая форма подачи материала, правильно расставленные акценты, интересные мысли, побудительные высказывания. Это помогает людям не только уловить самую суть проекта, но и быть эмоционально вовлеченным в происходящее. Хорошие идеи достойны хорошего оформления, а если идей несколько, то хорошо организованная структура презентации будет содействовать их успешному продвижению.
Программа как средство, а не как цель
Программы, помогающие в создании презентации, хороши как средство, чтобы оформить проект и донести до слушателей основную мысль. Если они заменяют элементы мышления, полностью стандартизируя творческий процесс, итогом становится очередное скучное выступление. Его цель – общение с аудиторией, стремление заразить идеей, вызвать эмоции.
Иногда на презентации вместе со слайдами комплектуют документы. Такое совмещение плохо тем, что оно не имеет живого участия и не способно привлечь внимание. Если невозможно обойтись без документов, следует разослать их как предварительный материал перед презентацией, а не встраивать в слайды.
Используйте и другие доступные методы и способы, чтобы сделать презентацию максимально творческой и полезной. Тогда удача непременно будет присутствовать в зале, рядом с заинтересованной аудиторией.
